近親者で1年以内に不幸があった時に、前もって年賀状をいただきそうな相手にその旨を知らせる為に出す挨拶状です。年賀欠礼状を出す時期は相手が年賀状を書き始める12月上旬までに先方に届けるようにします。
年内に喪中はがきが間に合わない場合には、年明け、松の内が明けてから寒中見舞いはがきとしてお出します。

通常自分を中心に見た場合の配偶者、1親等（両親・子供）と同居している2親等（祖父母・孫・兄弟姉妹）までの親族を指すのが一般的です。同居していない祖父母や他の近親者などは、本人の気持ちや地域の習慣にならってください。

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